Aujourd’hui plus aucun secteur d’activité n’échappe à la dématérialisation des documents. Cela n’est pas une mode, mais simplement une nouvelle façon de penser le stockage des documents les plus importants et la conservation des archives. Il était temps de redonner un peu de place aux personnes qui travaillent dans les bureaux et qui se retrouvaient jusque-là entourées d’un nombre sans cesse croissant de classeurs et de boîtes d’archives, qui encombraient leurs espaces de travail comme leurs placards et tiroirs. L’heure est donc au stockage de fichiers numériques et non plus au papier qui s’abîme avec le temps ni à l’encre qui s’efface au fil des années.
Le temps des destructeurs de documents papier
Désormais une entreprise gagne tout à numériser ses archives en papier, qu’il s’agisse de documents liés à sa comptabilité ou bien à sa gestion des ressources humaines. Il est question de place, de conservation intacte des données, mais aussi de gestion. Les fichiers numériques offrent en effet cette opportunité de pouvoir être classés facilement, agencés d’une autre manière en quelques clics et cela change tout. De plus les recherches de documents numériques sont bien plus faciles que la recherche de papiers, même si ceux-ci ont été classés de façon très rigoureuse. En revanche une fois tous ces documents confidentiels numérisés il faut les faire disparaître pour qu’ils ne tombent pas entre de mauvaises mains. D’où l’utilité de se procurer un destructeur de documents pour son entreprise.
Archivage et problématique de stockage
Si l’on procède de façon consciencieuse dès la numérisation, on doit archiver les documents digitaux de façon claire et précise. Ensuite il n’en sera que plus aisé de les retrouver quand on aura besoin d’eux. En revanche la destruction de documents prend du temps, surtout en cas de bourrages. Un broyeur de papier doit s’utiliser dans le respect de son cycle de fonctionnement : il faut éviter la surchauffe si l’on souhaite transformer en confettis les documents sensibles remplis de données confidentielles de l’entreprise. Il faut penser à retirer les trombones et les agrafes, parce qu’une déchiqueteuse de papier ne prend en charges que les feuilles de papier, pas le métal ! Ensuite pour ne pas choisir un appareil trop bruyant il vaut mieux comparer la capacité de destruction de chaque broyeur de documents et en fonction du marché, choisir aussi si possible celui qui dispose d’un arrêt automatique, pour la sécurité de ceux qui l’utiliseront. En effet on peut sélectionner son produit selon son niveau de sécurité, son niveau sonore, ou encore la possibilité d’en faire un usage domestique… En clair mieux vaut faire un comparatif avant d’investir.
